Scegliere la sala meeting adatta non è uno scherzo: i fattori che entrano in gioco sono davvero tantissimi, e non sono sottovalutabili. Ecco perché ho deciso di scrivere un articolo interamente dedicato alle location per eventi. Se il problema ti sta a cuore, inizia la lettura!
Indice dei contenuti
Probabilmente non ho bisogno di chiarirti quanto conta lo spazio per un evento: se stai seguendo il mio articolo, non sarà la prima volta che ti avventuri verso l’organizzazione di un’iniziativa, e sai perfettamente che uno dei primi step è proprio scegliere la location.
Le ragioni sono varie:
- Il calcolo del budget (i costi degli affitti delle location devono rientrare nella disponibilità dell’azienda)
- la capienza
- La previsione di gestione degli spazi, è importantissima per definire l’evento
- L’attrezzatura a disposizione: fondamentale per una convention o un evento aziendale di grandi dimensioni.
- La disposizione degli impianti audio e video
A queste necessità si potrebbero aggiungere l’estetica e il design interno; due caratteristiche che determinano l’impatto con gli ospiti e l’immagine dell’azienda.
Alcuni eventi corporate, inoltre, necessitano di essere locati in spazi che dispongono di servizi comfort e di luoghi adatti allo svago; ad esempio, accade per i team building e gli incentive, i quali devono poter garantire l’organizzazione di attività di gruppo. Stessa cosa accade nel caso degli eventi che occupano i weekend, dove i punti di svago possono diventare una necessità.
Location per eventi come sceglierla
Trovare la location giusta per i nostri eventi è un’operazione complessa che deve far coincidere le risorse finanziarie con quelle spaziali e strutturali.
Si tratta, quindi, di un lavoro di ricerca che forma una sintesi fra le priorità dell’evento e il budget disponibile.
Esistono diverse tipologie di location che variano a seconda della categoria di eventi.
Vediamone qualcuna.
1. Sale meeting
Le sale meeting sono le più gettonate per quanto riguarda gli eventi aziendali di tipo corporate. Solitamente queste sale possono essere affittate da società o cooperative che le gestiscono o più spesso dagli hotel.
Le sale meeting possono variare rispetto alla capienza e alla struttura.
Il design di questi spazi resta abbastanza basico, e gli elementi che contano maggiormente sono la disposizione dei posti a sedere e le attrezzature messe a disposizione.
Alcune fra le sale più organizzate possono essere rimodulate e unite con altre sale per ottenere una maggiore capienza; inoltre, nella maggior parte dei casi, le postazioni possono essere disposte a seconda delle esigenze dell’evento:
- ferro di cavallo
- frontale
- teatro
2. Sale Convention
Le sale per convention sono caratterizzate da una grande capienza. Sono gli spazi scelti dalle aziende che vogliono organizzare congressi e convention.
Questi enormi spazi sono caratterizzati sopratutto da ottime disposizioni degli impianti audio per permettere un’acustica eccellente.
Se vuoi organizzare un congresso, ti consiglio di prestare molta attenzione all’acustica, perché, data la capienza, è importante che durante gli interventi, il suono non si disperda.
Solitamente, nelle sale per congressi la disposizione dei posti resta invariata. Questo dipende dalla conformazione delle sale e dall’esigenza di ospitare un alto numero di partecipanti.
3. Loft e sale per feste
Se stai cercando uno spazio per la tua festa aziendale, puoi fare riferimenti a loft e sale per le feste.
Le sale per le feste vengono affittate da agenzie o dalle cooperative, ma spesso anche gli hotel e le dimore storiche dispongono di grandi sale adibibili a tale scopo.
La scelta della sala, in questo caso, dipende prima di tutto dallo stile dell’evento: se stai organizzando una serata di gala, ti consiglio di scegliere un salone per le feste, all’interno di una dimora storica.
Naturalmente se la festa è di tipo business, devi rispettare il concept.
Ti faccio un esempio concreto: la tua è un’azienda che si occupa di tecnologia e stai organizzando una festa per lanciare un nuovo prodotto. Sarebbe fuori luogo localizzare la festa in un salone di lusso all’interno di un palazzo storico; la scelta, in questo caso, dovrà ricadere su una sala moderna, con un design alla moda o in stile industrial.
Le location per eventi di questa categoria dispongono raramente di attrezzature audio; essenziali per la maggior parte delle feste. Puoi ovviare affittando delle strutture esterne, ma devi ispezionare la conformazione della sala e gli impianti elettrici, al fine di garantire una buona acustica. Fai attenzione ai costi, in quanto, ovviamente, l’affitto delle attrezzature audio o video saranno da sommare a quelle della sala.
4. Cascine
Le cascine sono spazi per eventi tipici del nord Italia.
Queste location sono caratterizzate sopratutto dalla localizzazione periferica e lontana di centri cittadini.
Sono tipiche della pianura padana con il nome di cascine o casali. Questo tipo di location sono ideali per l’organizzazione di feste celebrative, nei casi in cui si voglia festeggiare un buon risultato aziendale, o l’anniversario dell’impresa.
La localizzazione isolata permette di organizzare grandi eventi, e di godere degli spazi all’aperto. Sono l’ideale se vuoi inserire degli eventi collaterali d’intrattenimento o per gli eventi aziendali di tipo incentive.
Agriturismi come location per eventi
Gli agriturismi offrono spazi appartati, lontano dai centri cittadini e situati in bellissime oasi di verde. Ottimi per organizzare eventi di tipo corporate e incentive.
Rispetto alle cascine, questo tipo di spazi sono integrati con il servizio degli hotel e della ristorazione. Ottima soluzione per creare un evento in pieno relax, offrendo agli ospiti la possibilità di godere delle bellezze naturali; oltre che su di un’ottima scelta di cibi genuini prodotti all’interno dell’agriturismo.
Conclusioni
Se vuoi organizzare un evento efficace e non vuoi rischiare di fallire devi prevedere il numero dei partecipanti e sapere in anticipo come organizzerai l’evento.
Prima di cercare la location devi definire almeno i punti principali, e solo in seguito potrai procedere con la ricerca della sala.
Non fare l’errore di cercare la sala più conveniente, basandoti solo sul prezzo e la posizione. Cerca sempre di effettuare una prima cernita al fine di lasciarti diverse possibilità, tenendo in considerazione tutti i fattori che determinano la riuscita dell’evento e impattano sul messaggio che vuoi comunicare.
Da event manager posso testimoniare che cercare la location per eventi adatta alle esigenze dell’iniziativa richiede tempo e un buon intuito. Devi saper scegliere bene, e devi farlo con necessario anticipo, perché potresti rischiare di non trovare la disponibilità nella data prescelta.
Vuoi scoprire i nuovi trend che si stanno diffondendo nel mondo degli eventi? Continua a seguire il mio blog, ti darò presto altri aggiornamenti.
Io ti saluto, alla prossima!