IL servizio Help desk è una risorsa fondamentale per tutte le aziende; specie nel campo degli eventi. L’obiettivo è di fornire assistenza e supporto tecnico o informativo all’utente. Grazie a questo servizio la risoluzione dei problemi diventa più semplice e immediata per agevolare la riuscita dell’evento. Nell’articolo parliamo dell’importanza del servizio e di quanto può essere utile alle aziende.
Indice dei contenuti
Cosa è l’Help desk per eventi?
Il termine help desk in inglese significa letteralmente scrivania di aiuto; si tratta, quindi, di un supporto tecnico importante per consentire alle aziende di alleggerire il carico di lavoro in fase di gestione dell’evento. L’help desk, infatti, si pone come una sorta di filtro che permette di gestire richieste d’informazioni e assistenza in modo autonomo; così da permettere agli organizzatori di occuparsi esclusivamente dell’evento.
Inizialmente i servizi di supporto tecnico servivano al settore informatico per risolvere problematiche relative al funzionamento di software e hardware o per risolvere eventuali problemi di funzionamento.
Con il tempo questo tipo di servizio si è rivelato molto efficace anche in altri settori, come la pubblica amministrazione.
I servizi Help desk operano solitamente con diverse modalità:
- call center
- app create ad hoc con personale specializzato.
- Chatbot
Caratteristiche e come funziona
I servizi di supporto tecnico si mettono a disposizione degli utenti, rispondendo in tempo reale alle domande via mail; forniscono informazioni utili sugli eventi o sui prodotti dell’azienda.
Se un utente ha bisogno di risolvere un problema tecnico o, nel caso degli eventi, logistico può rivolgersi senza dubbio ai servizi help desk dissipando qualsiasi dubbio eventuale.
Il servizio, abbiamo visto che comprende anche la gestione del calla center; questo tipo di supporto è molto utile nel campo delle campagne pubblicitarie, eventi aziendali; simposi e convegni internazionali. Il personale viene preparato anticipatamente e viene selezionato in base a spiccate capacità professionali, conoscenze linguistiche e informatiche.
In alcuni casi sono disponibili anche le app: applicazioni studiate apposta per soddisfare le richieste dei clienti, in tempo reale e direttamente sullo smartphone personale.
Nel caso degli eventi le app possono risolvere con pochi click problemi relativi a transfer, alloggi, programmi e schedule di un evento.
Oltre a dare un supporto fondamentale alla gestione dell’evento, l’ Help Desk offre grandi vantaggi informativi, per lo studio dei propri clienti: lavorando a contattato diretto con la clientela e risolvendo problemi di ogni tipo, i servizi di supporto tecnico sono una fonte di dati per il monitoraggio dei problemi rilevati dagli utenti.
Problemi tecnici, preferenze, soddisfazione ed esigenze dei clienti vengono continuamente monitorate, fornendo un importantissimo contributo per il miglioramento dei servizi aziendali o della creazione di eventi. Possiamo dire che i dati forniti dal supporto tecnico si possono paragonare alle indagini di mercato.
Perché è importante per gli eventi?
Pensa all’organizzazione di un grande evento: tecnici e organizzatori sono impegnati a curare i dettagli dell’evento e ad assicurarsi che tutto funzioni alla perfezione.
Negli eventi di grande portata come: conferenze, convegni, eventi istituzionali possono diventare difficili da gestire a causa del grande numero di presenze. Gli ospiti internazionali, ad esempio, possono ricevere dettagli per risolvere difficoltà logistiche e linguistiche direttamente dall’help desk.
Grazie al servizio gestione mail o alle app l’ospite potrà conoscere in tempo reale i servizi di traduzione e risolvere eventuali problematiche di alloggio.
Il servizio, inoltre, può porsi come un valido aiuto anche per risolvere dubbi e difficoltà che possono insorgere durante la gestione dell’evento a lato collaboratori.
Anche l’organizzazione, infatti, può avvalersi del servizio per avere istruzioni sul da farsi dopo un imprevisto tecnico o organizzativo.
Naturalmente in questo senso il servizio di supporto dovrà essere anticipatamente istruito sulle eventuali soluzioni per le diverse casistiche.
È importante, quindi che l’organizzazione lavori in anticipo su diverse risoluzioni a specifiche problematiche, in questo modo sarà possibile istruire i servizi di supporto tecnico a fornire le eventuali soluzioni per tempo.
In sostanza questi servizi sono esclusivamente di tipo informativo: rispondono a dubbi e domande, offrono soluzioni n tempo reale; ma non si può relegare all’help desk il problem solving che deve spettare all’organizzazione.
Cosa fa nello specifico il servizio help desk?
L’help desk offre un canale di comunicazione fra i gruppi di lavoro e i vari team che si occupano di gestire l’evento: una volta ricevuta la domanda posta dal partecipante all’evento o dal collaboratore, il servizio verifica se ha la soluzione. In caso il servizio non sia in grado di fornire una risposta risolutiva, invia la domanda a chi ha la competenza per risolvere il problema.
Ricapitoliamo le azioni e i vantaggi dei servizi help desk nel campo degli eventi:
- Risoluzione di problemi lato ospiti e lato collaboratori. Le risposte vengono date in maniera tempestiva ed efficace, aiutando la gestione dell’evento e migliorando la reputazione dell’evento stesso e edell’azienda.
- Evitare la dispersione di domande e quesiti. Tutte le domande rivolte all’help desk vengono visionate e a tutte verrà inviata una risposta. Nel caso in cui non vi sia una risposta elaborata la domanda viene inviata direttamente al gruppo di lavoro competente.
- Costruzione di una knowledge base: grazie ai dati di monitoraggio delle richieste e delle problematiche di utenti e collaboratori, sarà possibile creare una knowledge base specifica per quel tipo di evento. Questa sarà una risorsa fondamentale per fornire FAQ con risposte già fornite per il prossimo evento dello stesso tipo. In questo modo si migliorerà la gestione dell’evento.
- Fornire dati di monitoraggio per migliorare l’organizzazione e la gestione futura dell’evento.
Conclusioni
Velocizzare la gestione di un evento è importante per permettere agli organizzatori e ai gruppi di lavoro di occuparsi dell’evento in maniera più rapida ed efficiente.
Quando si organizza un evento è importante monitorare il suo andamento e comprendere quali possono essere eventuali esigenze e problematiche dei partecipanti.
Solo con questo tipo d consapevolezza si potranno migliorare le edizioni future dei propri eventi e velocizzarne la gestione.
Grazie ad un buon servizio help desk anche l’azienda organizzatrice dell’evento godrà di un’immagine seria e autorevole; in grado di prevedere e risolvere in anticipo le varie problematiche della propria utenza.
Se vuoi organizzare un evento aziendale come un congresso, un convegno, un meeting o un evento istituzionale contattami. Siamo professionisti nel campo della creazione e gestione degli eventi.
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Alla prossima!