Quando si parla di event manager si tende ad avere un’idea poco chiara delle specifiche mansioni; e spesso si finisce per identificare l’organizzatore di eventi con un’altro gruppo di figure dello stesso campo.
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Organizzare eventi significa doversi occupare di un sacco di attività e per questo chi lavora nel settore non può mai farlo da solo.
L’organizzatore cerca di gestire l’intera realizzazione dell’happening, coordinando il lavoro dei vari collaboratori, per questo motivo si può definire anche event coordinator o project coordinator.
Ma cosa vuol dire gestire un evento?
Chi è l’event manager?
Innanzitutto l’organizzatore di eventi è un professionista che gestisce un team di collaboratori; può lavorare per conto di un’agenzia, un azienda o un ente pubblico.
Precisamente si colloca nella segreteria organizzativa e può essere in team o solo (se si tratta di un libero professionista) ma in tutti i casi si avvale della collaborazione di altre figure, quali:
- event planning
- event designer
- venue manager
- professionisti della comunicazione
- segreteria amministrativa
Organizzare un evento è un’attività moto complessa, che richiede molti sacrifici. Pensa che secondo alcuni studi americani, riportati dalla rivista specializzata Eventreport, l’event coordinator risulta fra le professioni più stressanti al mondo!
Se vuoi fare questo lavoro devi essere cosciente che la tua non è una professione facile, che nulla è scontato, che non avrai tutti i comfort di un normale impiego, e che non sempre lo stipendio rispecchierà le tue aspettative.
Hey!
Non avvilirti! Ci sono alcuni incentivi moto importanti su cui possiamo contare:
- realizzazione personale
- divertimento
- nuovi stimoli
- conoscenza continua di nuove persone
- crescita personale e professionale
Se vogliamo essere espliciti fare l’organizzatore di eventi significa essere disposto a fare sacrifici per realizzare i desideri di qualcun altro. Questo vuol dire che potresti stare sveglio la notte e che devi renderti reperibile costantemente, per risolvere eventuali problemi in corso d’opera.
Chi vuole fare il project coordinator deve fare autovalutazione personale e cercare di capire se è in possesso di tutte le soft skills necessarie per fare questa professione; altrimenti sarà difficile che possa riuscire in questo campo.
Quali sono le skills dell’organizzatore di eventi?
Se vuoi avere successo nella professione di event specialist devi avere delle specifiche caratteristiche personali e delle competenze tecniche essenziali.
Soft skills
- leadership: questa è la prima caratteristica per fare bene questa professione, sarebbe impossibile coordinare un team se non sai essere un capo. Ci vogliono idee chiare, capacità di comunicarle e una dose di fascino al fine di farsi seguire da un team.
- Empatia all’ascolto: per rendere efficace la collaborazione con altre persone bisogna saper ascoltare le varie proposte e selezionare le più valide. L’empatia inoltre è fondamentale anche per capire e interpretare i bisogni del cliente.
- Capacità organizzativa: se non sai organizzare il tuo lavoro non puoi gestire quello degli altri
- Problem solving: imprevisti, imprecisioni e cambi improvvisi da parte del cliente potrebbero rendere molto difficile il tuo lavoro; avere un buon problem solving potrà aiutarti a superare i momenti più critici.
- gestione dello stress: è assolutamente necessaria per portare avanti ogni attività.
- Propensione a lavorare in team
- flessibilità: devi adattarti a lavorare a qualunque orario, fare cambi di programma e saper gestire più progetti insieme.
Competenze specifiche
Le competenze specifiche dell’organizzatore si sviluppano nelle scuole specializzate o facendo esperienza sul campo.
Queste sono alcune conoscenze teoriche sulla gestione eventi e alcune competenze tecniche indispensabili:
- Normative generali sulla gestione degli eventi sugli spazi pubblici
- Basi di foundrising
- Proprietà dialettica e lessicale
- Conoscenza di lingue straniere
- Politiche locali per lo sviluppo, e nozioni di base sulla promozione
- Nozioni di budgeting ed economia
- Elementi di statistica
- Nozioni di marketing e comunicazione
Bisogna precisare che un vero organizzatore ha continuamente bisogno di formarsi e tenersi aggiornato sulle nuove tendenze, per essere sempre al passo con i competitor e con gli sviluppi della professione.
Inoltre seguendo corsi di aggiornamento avanzati, master e workshop si ha sempre la possibilità di conoscere nuovi colleghi e figure professionali con i quali interfacciarsi.
Cosa fa l’event specialist?
Abbiamo detto che l’event manager si occupa di gestire l’organizzazione degli eventi, ma quali sono esattamente le mansioni di cui dovrebbe occuparsi?
Diciamo che chi coordina il lavoro deve avere la situazione sotto controllo, interfacciarsi con i vari gruppi di lavoro e soprattutto con i clienti. Vediamo quali sono le fasi di lavoro.
1. Analizzare i bisogni dei clienti
È necessario saper analizzare i bisogni dei committenti, e cercare di capire se i loro desideri sono realizzabili o no. A volte è possibile che si debba studiare un progetto già abbozzato dalla segreteria organizzativa interna di un’azienda, e si debba constatare l’impossibilità di portare avanti il progetto. In questo caso bisognerà apporre dei cambiamenti senza allontanarsi dagli obiettivi del progetto.
2. Scrivere il progetto con l’event planner
Una volta maturata l’idea, l’event coordinator si occupa di scrivere la stesura del progetto in stretta relazione con l’event planner. Definiscono le fasi di lavoro e stabiliscono quali sono le risorse umane ed economiche necessarie per svilupparlo. S’iniziano a stilare alcune ipotesi di location possibili.
3. Occuparsi dell’event management
L’event manager ha il compito di gestire l’organizzazione e l’allestimento dell’evento. In questa fase dovrà collaborare a stretto contatto con il venue manager e l’event designer.
Il team dovrà occuparsi di trovare la location adatta, analizzando spazi disponibili, servizi inclusi e prezzi. Successivamente dovrà visionare il lavoro di allestimento preparato dall’event designer, gestire i contatti con i fornitori e coordinare il personale durante tutte le fasi di lavoro.
4. Supervisionare la campagna promozionale
L’organizzatore deve supervisionare il lavoro di promozione affiancando gli addetti alla comunicazione, al fine di promuovere l’evento, invitare la stampa e le persone di spicco, dovrà anche coordinare il lavoro di promozione sui social e i vari canali di comunicazione per le dirette.
5. Monitorare l’andamento dell’evento
L’event specialist deve sempre avere un quadro chiaro dell’andamento dell’evento. Deve monitorarlo durante tutto lo svolgimento, analizzare i feedback e supervisionare la rendicontazione delle spese gestite dall’amministrazione.
Quali eventi può gestire l’event manager ?
L’organizzatore di eventi è una figura molto flessibile e può essere chiamato per gestire una quantità di iniziative diverse fra loro.
Negli ultimi anni, la crescente domanda verso queste figure ha spinto i professionisti a specializzarsi in determinati settori. Questo mutamento nella professione del manager degli eventi ha determinato la nascita di nuove definizioni per indicare le figure professionali dei diversi campi.
Vediamo quali iniziative organizzano e come vengono chiamati nello specifico.
Meeting e congressi
Gli event manager che si occupano di realizzare meeting e convention si chiamano meeting planner o operatori congressuali. Sono specialisti nell’organizzazione di eventi per le piccole e grandi aziende come:
- meeting
- congressi
- convention
- road show
- lancio di un prodotto
- corsi di formazione
- conferenze stampa
- cene e pranzi aziendali
- cene di gala
- feste aziendali
Alcune agenzie possono occuparsi di organizzare team building e viaggi incentive, anche se nel mondo degli eventi MICE ci sono professionisti specializzati proprio in questi due settori.
Eventi culturali e spettacoli
Colui che si occupa della cultura è l’organizzatore di eventi culturali. Questa figura professionale può organizzare eventi pubblici e privati; può lavorare per enti, fondazioni, associazioni culturali, teatri e compagnie private.
Le iniziative di cui si può occupare sono tante:
- manifestazioni culturali
- fiere di libri e manifestazioni letterarie
- sagre ed eventi enogastronomici
- eventi a favore dell’ambiente
- celebrazioni storiche
- live show, rassegne cinematografiche
- concerti e festival
- mostre d’arte
- eventi sportivi
Questi professionisti spesso devono misurarsi con figure specifiche del mondo artistico, come: il curatore di mostre d’arte o gli organizzatori dello spettacolo (performance, eventi musicali e cinematografici).
Party e ricorrenze speciali
Negli ultimi anni, nel campo dell’event management sono nate nuove figure specializzate nella realizzazione di eventi mondani: party privati o aziendali. Si chiamano party planner e si occupano di tutto ciò che riguarda il mondo delle feste:
- eventi di gala
- feste di laurea
- compleanni
- diciottesimi
- diploma
- battesimi
- comunioni
- cresime
- celebrazioni varie
Matrimonio e ricorrenze nuziali
Il wedding planner è una figura consolidata nel campo dell’organizzazione. Si occupa di realizzare cerimonie nuziali e le varie feste per le ricorrenze matrimoniali.
Quanto guadagna un event manager?
Lo stipendio medio di un organizzatore di eventi non è facilmente inquadrabile, perché dipende da vari fattori.
Ad esempio dalla tipologia dell’evento: se si tratta di un evento di grande portata il compenso sarà più alto poiché le ore di lavoro e le difficoltà saranno molte. Tuttavia bisogna considerare la differenza fra l’impiegato e il libero professionista. Un event specialist interno ad un’azienda avrà uno stipendio più inquadrato, ma avrà meno prospettive di crescita rispetto ad un libero professionista.
Naturalmente il guadagno varia anche in proporzione all’esperienza, ed è possibile che ci sia un divario piuttosto alto fra i neofiti e chi pratica da di verso tempo .
Il quadro generale dello stipendio medio degli event manager italiani mostra risultati che variano dai 30 ai 40 mila euro annui per i dipendenti.
I liberi professionisti possono partire da uno stipendio minimo di 600 euro mensili (senza esperienza), fino a sfiorare i 60 mila euro annui se lavorano da oltre 10 anni nel settore.
Conclusioni
Ho voluto raccontarti quella che è la figura dell’organizzatore di eventi in modo da aiutarti nella ricerca qualora tu stia cercando una figura che ti possa aiutare nell’organizzazione di tutto l’evento aziendale.
Guarda, ad esempio se non vuoi andare troppo lontano nella tua ricerca, io e il mio team siamo in grado di gestire un progetto partendo dalla fase di creazione alla realizzazione completa, sappiamo gestire il budget aziendale e sappiamo coordinare i vari gruppi di lavoro per i progetti già avviati.