La scelta del giusto format per l’evento aziendale è una delle decisioni più importanti da assumere se si desidera fornire al proprio meeting il giusto successo. Ma quali sono i format eventi che potresti prendere in considerazione per la tua iniziativa aziendale? Quali sono le idee eventi principali tra cui scegliere la propria?
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In questo approfondimento cercheremo di comprendere non solamente perché scegliere il format dell’evento aziendale è fondamentale, ma anche in che modo puoi organizzare il tuo meeting nel migliore dei modi.
Cerchiamo di saperne di più!
Format eventi aziendali, una decisione preliminare
La prima cosa che è bene chiarire nel momento in cui ci si avvicina all’organizzazione di un evento è che l’individuazione del giusto format non può che costituire una decisione preliminare, che bisognerebbe assumere con decisione e con la giusta consapevolezza ancora prima di stabilire gli altri criteri di base del tuo evento.
In altri termini, prima ancora di organizzare un evento è fondamentale cercare di comprendere quale tipologia realizzare. Da tale scelta, infatti, dipenderanno diverse conseguenze e, in estrema sintesi, tutte le ulteriori decisioni che dovrai prendere in fase di pianificazione.
Per esempio, se vuoi strutturare il tuo evento come se fosse una sorta di appuntamento frontale, con un oratore dinanzi a un pubblico più o meno vasto, bisognerà per esempio allestire una platea e una serie di sedute per i partecipanti (in questo caso “passivi”, considerato che non sarà richiesto un loro intervento, se non marginale).
Le cose cambiano se invece l’evento aziendale ambisce ad essere organizzato come se fosse un gruppo di lavoro, in cui a tutti i partecipanti è richiesto un intervento piuttosto attivo. In questo caso potrebbe invece essere più opportuno creare un luogo senza platea, ma con diverse “isole” su cui lavorare.
Ancora, un’altra strada potrebbe essere quella dell’evento online, a distanza. In questa ulteriore ipotesi sarà sufficiente predisporre delle infrastrutture utili per poter gestire l’iniziativa da remoto, come quelle che forniamo nella nostra agenzia.
Diversi format eventi aziendali: a ognuno il suo!
Insomma, come sopra abbiamo avuto modo di anticipare, per organizzare e gestire un evento aziendale esistono diversi format possibili, alcuni dei quali piuttosto innovativi. Peraltro, si tenga conto come raramente ciascun format è da intendersi come sostitutivo l’uno con l’altro! È invece preferibile cercare di considerarli come integrabili e personalizzabili, fino a far cadere le barriere (non rigide) che li separano, e creare quelle sinergie che potranno generare una maggiore efficacia nella conduzione dell’evento in sé.
Per maggiore comodità, di seguito abbiamo comunque riassunto quelle che sono le principali tipologie di format per un evento aziendale, con le caratteristiche di massima.
Riunione plenaria
Della riunione plenaria abbiamo detto in parte nelle scorse righe. Si tratta infatti di una sessione in cui tutti i partecipanti sono riuniti in un unico luogo. I partecipanti ascolteranno la conferenza mediante la successione di uno o più oratori sulla platea, senza intervenire attivamente, ma limitandosi a una presenza “passiva” e, se ricorre il caso, intervenendo a margine con delle domande nei momenti loro riservati a questo scopo.
Generalmente questo format risulta essere particolarmente soddisfacente nel momento in cui ci sono delle “lezioni” o delle sessioni di didattica, oppure – più ampiamente – in tutte quelle ipotesi in cui non c’è la necessità di creare una rete di interazione tra i partecipanti.
Risulterà invece essere poco adatto nel caso in cui si voglia coinvolgere più attivamente ciascuno dei partecipanti in team working, come vedremo insieme nel prossimo paragrafo.
Lavori di gruppo
La seconda grande tipologia di format di evento aziendale è quella del lavoro di gruppo. In questo caso il format si presenta in maniera completamente opposta a quella che abbiamo avuto modo di commentare nel precedente paragrafo, visto e considerato che i partecipanti sono coinvolti attivamente nelle attività previste dall’evento aziendale, con la possibilità di potersi confrontare personalmente, almeno con i partecipanti al proprio stesso tavolo.
Si tratta di un format piuttosto usato nelle sessioni di team bulding e – più in generale – laddove occorra favorire una buona interazione tra i partecipanti.
L’integrazione tra la plenaria e il workshop
Come abbiamo già avuto modo di riepilogare, la possibilità di usare una riunione plenaria come format dell’evento aziendale non deve necessariamente essere intesa come in opposizione al workshop, e viceversa. È anzi possibile che la migliore riuscita dell’evento aziendale possa dipendere proprio dalla capacità di poter integrare le due forme di cui sopra in una sorta di “mix” che possa cogliere i vantaggi di entrambi.
Per esempio, potrebbe essere consigliabile suddividere l’evento aziendale in due fasi. Durante la prima fase di potrà organizzare una sessione di plenaria, e poi – nella seconda fase – dividere i partecipanti in più gruppi, per poter unire l’efficacia della riunione frontale con la partecipazione più attiva di tutti gli ospiti.
Pranzo o cena aziendale
Un’altra tipologia di evento è quella del pranzo o della cena aziendale che… ha una particolarità preliminare: contrariamente ai due formati (più un “mix”!) di cui sopra, infatti, non viene organizzato all’interno di un ambito di lavoro, ma in un contesto più informale, esterno all’ambiente professionale.
La cena aziendale è molto utilizzata soprattutto nella parte finale dell’anno, quando generalmente l’imprenditore o i manager desiderano salutare i propri collaboratori prima delle festività. A volte è anche l’occasione per fare il punto sull’anno che se ne è andato in termini di risultati, e per poter fissare gli obiettivi per l’esercizio successivo, ma il più delle volte è consigliabile limitare la cena aziendale a una semplice occasione di convivialità.
Una variante molto in voga è poi quella c.d. all’americana. In questa ipotesi, durante la cena aziendale è previsto che una o più persone si alternino per fare dei brevi discorsi o delle premiazioni, unendo così il momento più conviviale con quello da plenaria.
L’evento in remoto
Sempre più spesso si preferisce infine optare per un’altra tipologia di format per l’evento aziendale, costituito da quello in remoto. In questo caso, l’obiettivo è gestire un’iniziativa aziendale in maniera completamente digitalizzata, mediante le infrastrutture telematiche che possono permettere a tutti i partecipanti di prendere parte a un evento stando comodamente nel proprio ufficio.
Le motivazioni per cui un’azienda potrebbe optare per questo genere di evento sono davvero numerose. Si pensi alla possibilità di poter rendere più semplice e snella l’organizzazione, a conseguire un buon risparmio, a rispettare le normative sul distanziamento sociale, e così via. In ogni caso, la nostra agenzia sarà in grado di occuparsi di tutti gli aspetti legati alla gestione dell’evento in remoto, pianificando ogni elemento per la sua buona organizzazione e una corretta riuscita, in linea con le attese.